Facturation : logiciel conforme ou certifié ? Pour qui ? Pourquoi ?

Nous allons tout vous expliquer et évoquer les règles imposées par l’État pour tous les systèmes d’encaissement.
Pour l’administration française : la définition d’un logiciel de caisse englobe tout logiciel (caisse, gestion, facturation, site e-commerce) utilisé pour enregistrer les opérations de ventes.

Qui est concerné ?

Sont soumis à l’obligation, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse.
Cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA.

Ce que dit la loi

L’article 286 du CGI (Code Général des Impôts) en vigueur depuis le 1er janvier 2018 prévoit :

“L’obligation pour tous assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services à destinations de clients particulier et qui enregistrent les règlements correspondant au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale”

L’obligation s’applique à tous les logiciels et systèmes de caisse utilisés par un assujetti à la TVA à compter du 1er janvier 2018 pour enregistrer les règlements de ses clients particuliers reçus en contrepartie des livraisons de biens et des prestations de services effectuées.
Nous constatons aujourd’hui un réel manque d’information à ce sujet, c’est pourquoi nous allons éclaircir tout ça.
Le logiciel utilisé doit donc respecter quatre conditions en vue d’un contrôle de l’administration fiscale.

Inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage

En langage clair et simple, le logiciel ne doit pas permettre de modifier une facture qui a été validée, si la moindre modification doit intervenir sur une facture validée, elle doit se faire par la création d’un avoir.
Le respect de ces conditions peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.

Les risques encourus

Si le commerçant ne répond pas à cette obligation, il pourra être sanctionné d’une amende de 7500€ par système ou logiciel non certifié et contraint de s’équiper dans les 60 jours sous peine de recevoir une nouvelle contravention du même montant.
L’absence de certificat lors d’un contrôle fiscal peut déboucher sur la mise en œuvre d’un contrôle plus poussé sur la gestion du chiffre d’affaires/TVA.
Cette amende peut être reconduite dans un délai de 60 jours si l’assujetti n’a pas régularisé sa situation. Passé ce délai, il risque à nouveau d’être sanctionné.

Droit de contrôle

Le contrôle de la détention de l’attestation ou du certificat peut être réalisé dans le cadre de la nouvelle procédure de contrôle inopiné (art. L.80 O du LPF) ou bien dans le cadre d’une vérification classique.
En général, vous n’êtes pas prévenu de la date du passage des agents de l’administration. Il existe cependant des cas où les dirigeants en sont notifiés. Ces contrôles ont lieu entre 8h et 20h. Si les horaires de travail de l’assujetti sont en dehors de ces horaires, le contrôle aura lieu durant le temps de travail de ce dernier.

Bon à savoir: Si l’assujetti refuse l’intervention, un procès-verbal sera rédigé et il recevra l’amende correspondante, même s’il est en conformité.

Ok, ça se précise non ?

Maintenant il reste à éclaircir le doute qui plane autour de la certification / attestation.
Les éditeurs de logiciels peuvent emprunter deux voies différentes pour rendre leur logiciel conforme aux dispositions prévues par la loi française.

• La voie de la certification, qui offre une garantie de la qualité et de la sécurité des produits sur lesquels elle est apposée.
• La voie de l’auto attestation, L’attestation est un document individuel délivré par l’éditeur du logiciel ou système de caisse. L’éditeur peut donc tout à fait attester lui-même que son logiciel est conforme à la législation, mais ne pourra en aucun cas affirmer que ce dernier est bien certifié.

Alors, c’est plus clair ?
Maintenant, une question se pose…

Comment savoir si mon logiciel est certifié ?

Le plus simple est de demander à l’éditeur en question de vous transmettre son certificat. S’il vous transmet une simple attestation de conformité, rédigée par l’entreprise elle-même, vous saurez que vous avez à faire à un logiciel conforme et non pas certifié.

Un point rapide sur la dématérialisation des factures

Depuis quelques années, du fait des progrès techniques et des modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale.
Parmi les dernières lois en vigueur et depuis le 1er janvier 2020, toutes les sociétés ayant des missions pour des marchés publics doivent être en mesure d’éditer des factures électroniques. Cette loi va bientôt s’étendre (entre 2023 et 2025) à toutes les entreprises qui travaillent en B2B.
Il ne sera plus possible d’éditer vos factures sur Word ou Excel car cela ne correspondra plus aux critères d’inaltérabilité et de traçabilité exigés.

En conclusion

La certification est le fruit d’une démarche volontaire de professionnels décidés à prendre de réels engagements vis-à-vis de leurs clients.
L’attestation de l’éditeur ne vaut rien, sinon qu’à le croire sur parole.
En utilisant un logiciel de facturation certifié comme OZénie, vous êtes certain de respecter la numérotation et les différentes règles de facturation.

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Article rédigé le 25/04/2022 par notre partenaire : Eole Concept – OZénie